SOP · Modul Aset — ERP Next1

Alur Kerja Pencatatan Aset Gudang

Panduan singkat untuk tim yang menginput & memutasi aset. Berlaku sejak v1.0.30 — aturan status kini lebih ketat, dokumen ini menjelaskan kenapa dan bagaimana.

1 Dua Gudang Aktif

Setiap aset "Di Gudang" tercatat berada di salah satu lokasi berikut. Pastikan gudang dipilih dengan benar saat input aset baru — memindahkan aset antar gudang setelah itu memerlukan langkah Transfer (lihat bagian 4).

GDG-JKT

Gudang Jakarta

Menara Rajawali, Jakarta Selatan

GDG-HO-SBY

Gudang HO Surabaya

Graha Pena Building, Surabaya

2 Dua Jenis Aset — Beda Cara Perlakuan

Sistem membedakan aset berdasarkan apakah punya nomor seri unik atau tidak. Ini menentukan mutasi mana yang boleh dipakai.

Tipe	Contoh	Cara Kerja
Ber-Serial	Router, ONT, Switch, kartu SIM	1 unit = 1 baris data. Yang berpindah adalah status unit itu (Di_Gudang → Terpasang → dst).
Stok / Non-Serial	Kabel UTP, konektor RJ45, baut, klem	Dicatat sebagai jumlah. Yang berubah adalah angka stoknya, status tetap "Di_Gudang" terus.

3 Alur Status — Aset Ber-Serial

Ini alur paling sering dipakai: router/perangkat masuk gudang, dipasang ke site pelanggan, lalu suatu saat ditarik kembali.

Di_Gudang → Terpasang → Di_Gudang

Mutasi	Syarat status awal	Efek
Deploy	Di_Gudang	Status jadi Terpasang, aset tercatat di site tujuan (Perangkat Site otomatis dibuat)
Return	Terpasang / Dipinjam	Status balik ke Di_Gudang. Bisa pilih gudang tujuan (default: gudang asal)
Pinjam	Di_Gudang	Status jadi Dipinjam (dipakai internal, belum resmi terpasang di site)
Rusak	Belum Disposed	Status jadi Rusak — aset lepas dari site manapun
Disposed	Belum Disposed	Aset dihapus dari peredaran (afkir permanen)

⚠ Aturan baru yang paling sering "ketangkep" Deploy hanya bisa dari status Di_Gudang. Kalau aset masih Terpasang di site A dan mau langsung dipindah ke site B, jangan Deploy langsung — Return dulu, baru Deploy lagi ke site baru. Sistem tidak akan mengizinkan lompat status.

4 Pindah Gudang — Transfer

Kalau aset (ber-serial atau stok) perlu dipindah dari Gudang Jakarta ke HO Surabaya atau sebaliknya — bukan dikirim ke site pelanggan — gunakan mutasi Transfer.

Aset ber-serial: harus berstatus Di_Gudang dulu (kalau masih Terpasang, Return dulu)
Aset stok: sistem otomatis kurangi stok di gudang asal dan tambahkan ke gudang tujuan (kalau barang yang sama belum ada di sana, dibuatkan otomatis)
Jumlah yang ditransfer tidak boleh lebih dari stok yang tersedia

5 Alur Stok — Barang Non-Serial

Untuk kabel, konektor, dan sejenisnya — statusnya selalu "Di_Gudang", yang berubah cuma angka stok.

Mutasi	Efek pada stok
Masuk	Stok bertambah (barang baru datang / kembali dari retur)
Keluar	Stok berkurang (dipakai di lapangan, dijual, dll — tanpa lewat Berita Acara)
Deploy	Stok berkurang sejumlah yang dipasang
Transfer	Stok berkurang di gudang asal, bertambah di gudang tujuan

✓ Cara paling rapi mencatat material terpakai Kalau kabel/konektor dipakai teknisi saat instalasi, jangan catat manual lewat mutasi Keluar. Masukkan lewat Berita Acara (BA) di Work Order — pilih item dari gudang di form BA, dan stok otomatis terpotong + tercatat rapi terhubung ke WO tersebut.

6 Pesan Error & Artinya

Pesan	Artinya & yang harus dilakukan
Aset berstatus Terpasang — hanya aset Di_Gudang yang bisa di-Deploy	Aset masih terpasang di site lain. Return dulu, baru Deploy ke tujuan baru.
Stok tidak cukup: tersisa X, diminta Y	Jumlah yang diminta lebih dari stok yang ada. Cek ulang jumlah, atau input Masuk dulu kalau memang ada barang baru belum tercatat.
Gudang tujuan sama dengan gudang asal	Transfer harus ke gudang yang berbeda. Kalau cuma mau ganti lokasi di gudang yang sama, tidak perlu Transfer.
Aset sudah Disposed	Aset ini sudah diafkir permanen, tidak ada mutasi lain yang bisa dilakukan.

7 Checklist Input Aset Baru

Pilih kategori yang benar (menentukan apakah dianggap ber-serial secara default)
Isi nomor seri untuk perangkat aktif (router, ONT, dll) — jangan dikosongkan kalau fisiknya punya SN
Pilih gudang sesuai lokasi fisik barang saat ini (Jakarta / HO Surabaya)
Untuk barang stok, isi jumlah yang benar sesuai hitungan fisik
Isi harga perolehan kalau ada datanya (dipakai laporan nilai aset)

🚫 Yang tidak boleh dilakukan Jangan ubah status atau lokasi aset lewat tombol Edit — field itu sudah dikunci. Semua perubahan status/lokasi wajib lewat tombol + Mutasi, supaya riwayat gudang tetap tercatat lengkap dan bisa dilacak siapa mengubah apa & kapan.