SOP · Modul HRIS — ERP Next1

Sign-In Mandiri Karyawan Baru

Panduan untuk karyawan baru mendaftarkan akun sendiri, dan untuk Admin/HR mengaktifkan akses setelah pendaftaran masuk. Berlaku sejak v1.0.57.

1 Dua Jalur Pendaftaran

Ada dua cara akun karyawan baru dibuat di ERP Next1 — pilih sesuai situasi:

Jalur	Kapan dipakai	Caranya
Undangan Admin	Admin/HR sudah tahu departemen & jabatan calon karyawan sebelum mereka masuk kerja	Admin buka HRIS → 🔗 Undang Karyawan Baru, generate link, kirim manual ke calon karyawan (WA/email)
Daftar Mandiri	Karyawan baru langsung isi sendiri tanpa menunggu link dari admin	Buka onerp.nextone.id/login → klik "Karyawan baru? Daftar Akun Baru"

✓ Keduanya menghasilkan hasil yang sama Data yang diisi, cara sistem generate NIP/username/password, dan proses review admin di bagian bawah — sama persis untuk kedua jalur.

2 Alur untuk Karyawan Baru

Isi Data Diri + Foto → Jawab Verifikasi → Submit → Terima Email Login → Tunggu Review Admin

Isi Nama Lengkap, Jabatan, Departemen, No. HP, Email — wajib diisi
Isi data pribadi: tempat/tanggal lahir, No. KTP, alamat, dll — boleh dilengkapi belakangan lewat menu Profil kalau belum lengkap
Unggah foto profil (PNG/JPG/WebP, maks 2MB)
Isi rekening bank untuk keperluan payroll
Jawab pertanyaan verifikasi (captcha) — hanya muncul di jalur Daftar Mandiri
Setelah submit, catat username & password kalau muncul di layar (hanya tampil sekali, kalau email gagal terkirim)

3 Cocokkan Jabatan dengan Departemen yang Benar

Departemen dipilih dari daftar tetap (bukan teks bebas) — pastikan dipilih sesuai posisi kerja sungguhan, supaya laporan HRIS dan hak akses modul nanti benar.

Contoh Jabatan	Pilih Departemen
Staff Helpdesk	Helpdesk
Staff / Engineer NOC	NOC
Teknisi Lapangan / Instalasi	Teknisi
Sales Executive	Sales
Pre Sales Engineer	Pre Sales
Staff CRM	CRM
Staff Finance / Kasir	Finance
Staff AR (Account Receivable)	AR
Staff AP (Account Payable)	AP
Manager / Direksi	Management

⚠ Kalau ragu departemen mana yang sesuai Tanya atasan langsung atau HR sebelum submit. Departemen bisa diperbaiki belakangan lewat menu Edit Karyawan di HRIS, tapi lebih rapi kalau benar dari awal.

4 Setelah Submit — Akses Masih Dibatasi

Akun yang baru dibuat (dari jalur manapun) otomatis diberi akses sangat terbatas — bisa login, tapi belum bisa buka modul kerja apa pun (HRIS, Sales, Operations, dst) sampai direview.

🚫 Ini bukan bug Karyawan baru yang baru daftar dan belum bisa mengakses menu selain Dashboard/Profil — itu memang disengaja. Tunggu Admin/HR mengaktifkan akses modulnya (lihat bagian 5).

5 Tugas Admin/HR: Review & Aktifkan Akses

Buka Admin → User Management
Cari akun karyawan baru (biasanya paling atas, status akses masih kosong/terbatas)
Cek data yang diisi — pastikan Departemen & Jabatan sudah sesuai (lihat tabel di bagian 3)
Centang modul yang sesuai dengan pekerjaannya (mis. Operations + Assets untuk Teknisi, Sales untuk Pre Sales/Sales)
Kalau perlu, tetapkan Role yang sesuai lewat HRIS → detail karyawan → Edit Role

6 Kalau Email Kredensial Tidak Sampai

Username & password dikirim otomatis lewat email yang didaftarkan karyawan. Kadang gagal terkirim (mis. email typo, atau koneksi SMTP pengirim sedang bermasalah).

Kondisi	Yang harus dilakukan
Karyawan masih di layar sukses pendaftaran	Kalau email gagal, username & password langsung ditampilkan di layar saat itu juga — screenshot/catat sebelum menutup halaman
Karyawan sudah menutup halaman & lupa password	Admin buka HRIS → detail karyawan → Reset Password, lalu sampaikan password baru manual ke karyawan